Vellykket systematisk sykefraværsprosjekt ga økt satsing i hele konsernet
Connect Bus District ønsket å bruke erfaringene fra et tidligere vellykket sykefraværsprosjekt til å forbedre arbeidet med helsefremmende arbeid, arbeidsnærvær og sykefravær i forbindelse med en større omorganisering i hele konsernet.
Connect Bus er et nordisk busskonsern bestående av fire norske og to svenske busselskap med til sammen 3700 ansatte.
Basert på et sykefraværsprosjekt gjennomført i tidligere Trønderbilene, nå en del av Connect Bus, som ble sluttført i 2020, ønsket man å bruke de positive erfaringene i et utvidet prosjekt for større deler av Connect Bus-konsernet. Det nye prosjektet, som ble initiert i forbindelse med en større omorganisering i konsernet, fikk også et utvidet mål med økt fokus både på helsefremmende arbeid, arbeidsnærvær og sykefravær.
Opplæring for alle sjåfører og et nytt lederutviklingsprogram
En viktig del av prosjektet var en aktiv involvering av bedriftshelsetjenesten (BHT) i arbeidet. Prosjektet ble organisert i to delprosjekter:
Bedriftshelsetjenesten skulle bistå i å undervise alle ansatte i de angitte temaene, og basert på funn fra en egen kartlegging og risikovurdering.
Utvikle et lederutviklingsprogram med fokus på arbeidsmiljø, sykefraværshåndtering og personalhåndtering. Lederne på ulike nivåer skulle gjennom dette få råd, kompetanse og verktøy til å hjelpe seg med disse utfordringene i hverdagen.
Fire tiltak ble iverksatt
Helt konkret ble følgende tiltak iverksatt:
Eksisterende interne retningslinjer om fravær- og nærværsarbeid ble oppdatert og revidert. Dette inkluderte en ny informasjonsbrosjyre.
Det ble gjennomført lokale kartlegginger og risikovurderinger. Basert på disse har konsernet fått bedre oversikt på overordnet nivå når det gjelder risiko og effektive tiltak.
Punkt 3 «Opplæring og bevisstgjøring» var igjen tredelt:
Det ble arrangert egne sjåførmøter for opplæring og bevisstgjøring. Bedriftshelsetjenesten (BHT) deltok på flere av disse, og har også vært med på refleksjon rundt risikovurderingene og diskutert forbedringsforslag. Muligheten for lokal støtte fra BHT ble også presentert.
Ledere, og da særlig lokale driftsledere, har fått økt kompetanse om arbeidsmiljø, sykefraværsoppfølging og personalhåndtering. Også her deltok BHT.
To egne e-læringskurs innen ergonomi, psykososialt arbeidsmiljø og rettigheter og plikter i arbeidslivet for alle ansatte, ble revidert eller opprettet.
Det ble gjennomført individuell oppfølging med BHT i jevnlig coaching og oppfølgingsmøter med alle driftsledere og HR-avdelinger, noe som var positive bidrag til utvikling av lederne. Fokus var rettet inn både mot de som allerede er sykemeldt, de som har en høy bruk av egenmeldinger og de som står i fare for sykemelding.
Foto: Connect Bus
Positive resultater
Connect Bus District kan rapportere om mange positive resultater både direkte og indirekte. Overordnet opplever selskapet at prosjektet har bidratt til økt samarbeid, standardisering og deling av beste praksis i hele organisasjonen.
Øvrige vesentlige resultater er:
Gjennom sjåførmøter, e-læring og informasjonsmateriale, har man fått økt bevissthet hos alle ansatte rundt rettigheter og plikter om sykefravær.
Driftsledere, tillitsvalgte og vernetjeneste har fått forsterket kompetanse om systematisk arbeid med nærvær og fravær.
Bedre partssamarbeid gjennom faste HMS-månedsmøter på lokalt nivå, noe som igjen gjør kommunikasjon rundt arbeidsmiljø mer effektivt, gir bedre prioriteringer og gjennomføring av tiltak som partene sammen anser er viktige.
Bedre og mer standardiserte rutiner for hele konsernet, som igjen har gitt bedre forutsigbarhet for alle involverte i fraværsoppfølging og evaluering av tiltak.
Redusert sykefravær innenfor de definerte områder med høyt sykefravær. For eksempel reduserte en lokalavdeling sykefraværet med 8 % sammenlignet med året før.
Viktigste erfaringer
Connect Bus har gjort seg følgende erfaringer, som de tar med seg videre, og som andre kan lære av:
Driftsleder har en svært sentral rolle i virksomheten med mange ulike ansvarsområder. Deres innsats avgjør i stor grad hvordan det jobbes med nærvær og fravær.
Det er viktig å gi ledere god opplæring, slik at de håndterer prosessen rundt fravær noenlunde likt og at oppfølgingen oppleves forutsigbar for alle ansatte. I tillegg er det viktig å forankre rutiner som gjøres tilgjengelig for alle.
Særskilte utfordringer
Rekruttering av nye sjåfører er en utfordring for hele bransjen. Connect Bus har slitt med mye underbemanning, som igjen gir ekstra belastning på de som er på jobb – og i sin tur kan føre til fravær. Mangel på sjåfører påvirker også oppfølging av de ansatte, da det blir mindre tid til andre oppgaver enn å sørge for at driften går rundt.
Vil du vite mer? Ta kontakt med Elisabeth Sagen, HR Business Partner eller Jeroen Hoff, Chief Sustainability Officer and Head of HSEQ i Connect Bus.