Økt følelse av tilhørighet og inkludering kan redusere sykefraværet i et mangfoldig arbeidsmiljø

Tide Buss har gjennom sitt prosjekt «Mangfold som nærværsfaktor» avdekket at mangfold har stor betydning for sykefraværet, og at tiltak for å øke de ansattes følelse av tilhørighet og inkludering kan gi både økt trivsel og redusert sykefravær.

Tide Buss har i to runder fra 2022 til 2024 gjennomført prosjektet «Mangfold som trivselsfaktor». Første runde besto av en mangfoldskonferanse for alle ansatte, samt opprettelsen av et internasjonalt råd – begge tiltak for å øke kunnskapen om hvilke mangfoldsutfordringer selskapet sto overfor og hvilke tiltak som eventuelt kunne settes inn for å redusere disse.

Gjennom det første prosjektet i 2022 kom Tide i kontakt med selskapet Seema, som har utviklet verktøyet «Diversity Indeks», som kan måle graden av mangfold i en organisasjon og hvordan dette påvirker verdiskapingen i selskapet[1].

–         Tide ønsket å benytte dette verktøyet til å undersøke hvordan integrering og tilhørighet i et mangfoldig arbeidsmiljø påvirket sykefraværet, forteller Ole Oppedal, som har vært prosjektleder for prosjektet i Tide.

Prosjektets mål og gjennomføring

Prosjektet ble gjennomført i løpet av 2024, med følgende mål:

·         Måle mangfoldsammensetningen i Tide Buss.

·         Finne ut om mangfold har betydning for sykefraværet, og i så fall hvor stor grad.

·         Hvis sykefraværet påvirkes av mangfold, finne hvilke modenhetskategorier som har størst påvirkning på sykefraværet.

Tide gjennomførte først en spørreundersøkelse blant sine ansatte for å måle graden av mangfold. – Vi målte både på såkalt kategorisk mangfold som kjønn, språk, seksuell legning, kulturell bakgrunn, samt på «meningsmangfold», som spør om hvorvidt de ansatte opplever at de tenker og mener annerledes enn deg selv. Deretter koblet vi dataene fra denne undersøkelsen opp mot egne sykefraværstall, forklarer Oppedal.

For å få flest mulig til å delta i spørreundersøkelsen ble det utarbeidet en strategi for informasjon, kommunikasjon og lederforankring.

Foto: Tide Buss

Erfaringer fra spørreundersøkelsen

Undersøkelsen ble sendt ut til drøyt 4000 ansatte i oktober, og etter tre uker hadde Tide fått en svarprosent på 31 %. Selv om dette var noe lavere enn målet var Tide likevel fornøyd med responsen og at andelen svar var høy nok til at undersøkelsen ble statistisk signifikant.

Tide erkjenner at de samtidig kunne gjort en del ting bedre for å oppnå et økt antall respondenter, som bl.a. å:

·         starte med informasjonsarbeidet tidligere

·         ha enda høyere fokus på å løfte mangfoldskompetansen i hele virksomheten

·         vektlegge enda tydeligere budskapet om hvor viktig undersøkelsen ville være for arbeidsmiljøet og strategiarbeidet videre.

Hovedfunn

Gjennom sine erfaringer med de to delprosjektene i hhv. 2022 og 2024 har Tide angitt følgende hovedfunn og erfaringer.

1.      Av alle respondentene oppga 48 % å ha et mangfold. Det betyr i denne sammenheng, at de på minst ett område føler seg annerledes fra resten av dem de jobber sammen med.

2.      Utviklingsmuligheter, samt inkludering og tilhørighet ser ut til å forklare sykefraværet for alle ansatte. Det er derfor viktig å jobbe med disse faktorene, uavhengig av om man tilhører majoritets- eller minoritetsgruppen.

3.      Det å representere et mangfold eller føle seg annerledes enn kollegaer, gir en høyere risiko for fravær.

4.      Følelsen av å tenke og mene annerledes enn sine kollegaer (menings- og perspektivmangfold), har størst påvirkning på risiko for fravær.

5.      Kategorisk mangfold, som kjønn og alder, har også en påvirkning, men mindre enn menings- og perspektivmangfold.

6.      Tiltak som får medarbeiderne til å kjenne på tilhørighet og inkludering, at de kan være seg selv (autentisitet) og at de har en god relasjon med leder, vil være mest effektivt i arbeidet mot sykefravær og redusert trivsel.

7.      Prosjektet har gitt økt bevissthet og det snakkes mer om mangfold, hensyn og tilpasning enn tidligere.

I Tide rapporterer ca. 1 av 5 å oppleve seg som annerledes i minst én av interseksjonalitetsdimensjonene.
Fordelingen ser du i figuren over. Tabell: Tide Buss.

–         Oppsummert har Tide kartlagt at de pådrar seg en betydelig ekstrakostnad i sykefravær som en direkte konsekvens av at medarbeidere føler seg annerledes. Tide oppgir at ved en omregning av resultatene til den øvrige bransjen, og tar utgangspunkt at en ville funnet de samme tallene der, kan en regne et ekstra fravær på 2,25 dager per ansatt man har. Dette ekstrafraværet forklares først og fremst ved at noen medarbeidere tenker og føler seg annerledes fra majoriteten. At mange føler de er forskjellig gir også kostnader i form av lavere trivsel, som igjen påvirker prestasjoner og turn-over, forteller Oppedal.

Utfordringer og forbedringspunkter

Tide møtte noen utfordringer i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet, som de har tatt lærdom av:

·         Manglende engasjement og motivasjon både blant enkelte ledere og ansatte for spørreundersøkelsen. Dette kan best motvirkes av å starte informasjonsarbeidet tidlig og å ha en tydelig og målrettet kommunikasjonsplan.

·         Det pågikk et par andre spørreundersøkelser blant de ansatte i samme tidsrom. Dette kan ha medført en viss undersøkelsestretthet. Kan best unngås ved god planlegging og timing.

·         Det er svært krevende tider i bransjen, og både ledere og ansatte bruker mye tid og ressurser på løse akutte oppgaver, slik at langsiktig arbeid lett blir nedprioritert. God prosjektstyring som gir rom for å prioritere langsiktige prosjektet er viktig. Samtidig må det tydelig kommuniseres at prosjektet er av stor betydning for å bedre arbeidsmiljøet fremover.

·         Tide satte av to dedikerte medarbeidere til å lede og gjennomføre prosjektet. Da den ene sluttet midtveis, ble risikoen for ikke å kunne videreføre prosjektet høy. Gode tiltak er å sette av nok ressurser, samt å og ha en god strategi for prosjektstyring og risikohåndtering.

– Vi i prosjektet opplevde at noe av det viktigste vi gjorde var å forankre og øke motivasjonen for at dette var viktig både på øverste ledelsesnivå, og ut mot linjelederne. Noen møtte prosjektet først med en viss motstand, men gjennom god informasjon og å vektlegge at mangfold var en kilde til økt sykefravær, fikk vi etter hvert god oppslutning i stort sett hele verdikjeden. I dette arbeidet med å motivere for innsats på dette området var det dessuten svært verdifullt å ha engasjerte representanter for de ansatte og vernetjenesten med som ambassadører, forteller Oppedal.

Videre arbeid

Tides overordnede konklusjon er altså at de vil kunne påvirke arbeidsmiljøet positivt og samtidig få økonomiske besparelser av å jobbe målrettet med mangfoldstiltak og tiltak som bidrar til at de ansatte opplever en god relasjon med leder.  

I etterkant av prosjektet har Tide derfor iverksatt følgende tiltak:

·         Gjennomført workshops med Seema for hele den sentrale ledergruppen, og det skal utvikles en modul i mangfoldsledelse.

·         Utviklet en «modenhetsreise» (workshops) med fokus på oppfølging og strategier i form av å finne riktige tiltak for å øke tilhørigheten og integreringen.

·         Flere HR-business partnere har blitt sendt på 80-timers kurs i mangfoldsledelse, hvor de avdelingsvis i organisasjonen bl.a. skal bidra med å utvikle konkrete tiltak i den enkelte avdeling sine handlingsplaner

·         Mangfold blir et eget fokusområde for lederopplæring/-utvikling gjennom hele 2026, blant annet med mål om at mangfoldsarbeid skal inn som en del av arbeidet i arbeidsmiljøutvalgene, hvor de skal velge sine egne utfordringer og tiltak, basert på hva som gjelder lokalt hos dem

·         Det vil bli publisert en egen rapport fra prosjektet, som hele persontransportbransjen vil kunne få ta del i.

Vil du vite mer? Ta kontakt med prosjektleder Ole Oppedal i Tide Buss.

[1] Seema Diversity Indeks kan identifisere hvilke modenhetskategorier som påvirker sykefraværet, som bl.a. inkludering, autensitet (fag), autensitet (følelser), kompetanse, ledelse og utvikling.